Die Lösung sind elektronische Rechnungsprozesse ohne Medienbruch. Im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Verfahren können elektronische Rechnungsprozesse zu Einsparungen von bis zu 80 % führen. Darüber hinaus wird durch das extrem verringerte Papieraufkommen ein signifikanter Beitrag zur Reduzierung der Umweltbelastung geleistet. Dabei muss ein konkretes Vorhaben ganzheitlich betrachtet werden, über den gesamten Prozess des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und Organisationen auf elektronischem Wege; von der Erstellung, der Übermittlung sowie der Archivierung beim Rechnungssteller bis zum Eingang, Erfassung, Prüfung, Verbuchung und Archivierung beim Rechnungsempfänger.

Im Prinzip ist von Marktanalysten und Universitäten alles zum "Potential der elektronischen Rechnung" gesagt worden. Jetzt geht es um die praktische Einführung in Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen sowie Organisationen. Unsere Experten beraten und unterstützen Sie bei Planung und Einführung elektronischer Rechnungsprozesse. Auf Grundlage Ihrer individuellen bzw. branchenspezifischen Anforderungen entwickeln wir gemeinsam mit Ihren Fachleuten maßgeschneiderte Strategien und konkrete Umsetzungskonzepte. Von der Analyse bestehender Prozesse bis zur Zertifizierung des neu implementierten Verfahrens.

Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse erfordert die Prüfung gesetzlicher Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsprozesse sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich, die Aufbewahrung von Rechnungen und begleitenden Dokumenten sowie deren Formate bei der Aufbewahrung und Archivierung sowie die Prüfung der Rechnungen durch Steuerbehörden. Je nach Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens können sich diese Anforderungen aus deutschen Gesetzen wie Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz oder Verwaltungsvorschriften wie GOBS und GDPdU ableiten lassen; bei innergemeinschaftlichem Handel in der Europäischen Union oder bei grenzüberschreitender internationaler Geschäftstätigkeit ergeben sich zusätzlich rechtliche Anforderungen aus den jeweiligen nationalen Gesetzen und Verwaltungsvorschriften. Diese Anforderungen müssen bei der Gestaltung Ihrer elektronischen Rechnungsprozesse integriert werden. Wir begleiten Sie bei der Aufbereitung der rechtlichen Voraussetzungen, bei der Integration in Ihre Lösung für elektronische Rechnungen und der Aufrechterhaltung einer auch in Zukunft rechtskonformen  Lösung – national, europäisch, international.

Erhalten Sie Ihre Rechnungen bereits elektronisch? Wir beraten Sie kompetent und effizient, wie Sie Rechnungen elektronisch empfangen können, die Prüfung auf formale und inhaltliche Richtigkeit vornehmen und die Buchung der Rechnung automatisieren. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Erstellung von Rechnungen mit optimierten Prozessen: Ob mit dem einfachsten Datenformat für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD) oder mit einer komplexen EDI-Lösung wie EDIFACT, EANCOM® oder XML - Mit unserer langjährigen Expertise finden wir gemeinsam die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.

Die elektronische Archivierung ist ein Thema, das viele Firmen verunsichert. Unsere Lösungen haben ihren Ursprung in alltäglichen Anforderungen. Wir bieten Ihnen langjährig erprobte und einfach zu bedienende Lösungen für die elektronische Archivierung von Rechnungen und Geschäftsdokumenten. Darüber hinaus beraten wir Sie bei allen Fragen rund um die elektronische Rechnung: Wie sieht es mit Duplikaten aus? Wann ist der Vorsteuerabzug betroffen? Wann ist die elektronische Signatur sinnvoll? Gibt es Alternativen zum Versand per E-Mail? Bei diesen und weiteren Fragen sprechen Sie uns gerne an.

ZUGFeRD ist das einfachste Datenformat für den Versand von elektronischen Rechnungen. Damit kann man Rechnungen im sogenannten PDF/A-Format per E-Mail verschicken und empfangen. Diese Version ist für das menschliche Auge lesbar. Die identischen Rechnungsdaten werden zusätzlich im XML-Format in das PDF-Dokument eingebettet. Die Rechnung ist damit dann auch maschinenlesbar und kann automatisch verbucht werden. Dem Rechnungsempfänger bleibt es überlassen, ob er seine Rechnungsbearbeitung manuell bzw. halbautomatisch auf Basis des PDF-Beleges oder automatisiert auf Basis der XML-Datei organisiert.
Beide Formate können sowohl als Buchungshilfen in ERP-Systemen als auch zur bildhaften Darstellung in Workflow- und Archivsystemen genutzt werden. Fest steht, dass sich durch ZUGFeRD der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung wesentlich schneller, komfortabler und auch einfacher gestaltet. Gerne unterstützen wir Sie bei der Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse auf Eingangs- und Ausgangsseite. Sprechen sie uns gerne an.